Bergslagsarkivs stadgar

(antagna 1988-05-31, reviderade 2012-05-31 och 2017-02-09)

§ 1 Föreningens namn

Föreningens namn är Föreningen Bergslagsarkiv.

§ 2 Föreningens ändamål

Föreningen Bergslagsarkiv, som är en ideell förening, har till ändamål
– att sprida kännedom om arkiv som belyser Bergslagens historia
– att väcka intresse för Bergslagens historia
– att främja den historiskt inriktade arkivforskningen rörande Bergslagen
– att i övrigt verka för goda arkivförhållanden inom Bergslagen

Med Bergslagen avses i detta sammanhang Dalarnas, Gävleborgs, Västmanlands, Södermanlands, Värmlands, Örebro och Uppsala län och särskilt områden där bergshanteringen är eller har varit en dominerande näring.

§ 3 Organisation

Föreningens verksamhet utövas genom följande organ:
föreningsstämma
styrelse
redaktion.

§ 4 Medlemskap

Medlemskap finns i två former, institutionsmedlemskap och enskilt medlemskap. Institutionsmedlemskap i föreningen kan erhållas av offentliga och enskilda arkivinstitutioner och arkivbildare samt andra organisationer som förvarar och vårdar arkivhandlingar av betydelse för Bergslagens historia eller på annat sätt kan främja eller intresserar sig för föreningens ändamål. Enskilt medlemskap kan erhållas av privatpersoner och organisationer som kan främja eller intresserar sig för föreningens ändamål. Medlemskap erhålls genom att betala in årsavgift.

§ 5 Utträde

Medlem som önskar utträda ur föreningen skall anmäla detta till föreningens styrelse.

§ 6 Verksamhetsår

Föreningens verksamhets- och räkenskapsår är kalenderåret.

§ 7 Avgift

Medlem skall erlägga en årsavgift som fastställes av ordinarie föreningsstämma för nästkommande kalenderår.

§ 8 Räkenskaper

Räkenskaperna jämte styrelsens verksamhetsberättelse skall tillhandahållas revisorerna senast den 31 mars.

§ 9 Revision

Räkenskaperna samt styrelsens förvaltning i övrigt granskas av två revisorer, vilka jämte två suppleanter årligen utses av ordinarie föreningsstämma. Revisionsberättelsen skall senast den 15 april avlämnas till styrelsen.

§ 10 Styrelsen

Styrelsen, som har sitt säte inom Bergslagen, handhar föreningens ledning och är under tiden mellan ordinarie stämmor föreningens högsta beslutande organ. Styrelsen består av sju av ordinarie föreningsstämma valda ledamöter och sju suppleanter. Minst fem ledamotsplatser och fem suppleantplatser skall beklädas av anställd hos institutionsmedlem, förtroendevald i institutionsmedlems styrelse eller person med nära anknytning till institutionsmedlem. Ordföranden väljes direkt av stämman. Styrelsen utser inom sig vice ordförande och sekreterare. Det åligger styrelsen att utse kassör och redaktion. Suppleanter kallas till alla sammanträden, och inträder i den ordning styrelsen fastställer.

Mandattiden för styrelsens ledamöter och suppleanter är ett år.

Styrelsen sammanträder på ordförandens kallelse eller då minst fyra styrelseledamöter så begär. Vid styrelsens sammanträden skall föras protokoll, som justeras av ordförande och en ledamot. Styrelsen är beslutsmässig när minst fyra ledamöter är närvarande, däribland ordförande eller vice ordförande.

Föreningens firma tecknas av den eller dem som styrelsen utser.

§ 11 Valbarhet

Valbar som ledamot eller suppleant av styrelsen och valberedningen är anställd hos institutionsmedlem, förtroendevald i institutionsmedlems styrelse eller i styrelse för organisation ansluten som enskild medlem och som enskild medlem ansluten privatperson.

§ 12 Valberedning

Vid ordinarie föreningsstämma utses valberedning vars mandattid är ett år. Valberedningen skall bestå av tre ledamöter, varav en sammankallande.

§ 13 Föreningsstämma

Föreningsstämma, som kan vara ordinarie eller extra, är föreningens högsta beslutande organ.

Ordinarie föreningsstämma hålles årligen före maj månads utgång. Extra stämma hålles när styrelsen så beslutar eller minst en femtedel av medlemmarna så begär.

Varje medlem, som erlagt medlemsavgift föregående verksamhetsår, äger rätt att delta vid stämma.

Vid röstning har varje medlem en röst. Vid lika röstetal har stämmans ordförande utslagsröst. Styrelsens ledamöter har dock ej rösträtt i frågor som berör förvaltningen av deras uppdrag.

Kallelse till stämma samt av styrelsen och medlemmar väckta förslag som skall behandlas av stämman skall tillställas föreningens medlemmar senast tre veckor före ordinarie och senast två veckor före extra stämma.

Senast 7 dagar före ordinarie stämma skall förslag till dagordning, styrelsens verksamhetsberättelse, styrelsens ekonomiska berättelse och revisorernas berättelse finnas tillgängliga.

Av medlem väckt förslag för behandling på ordinarie stämma skall vara styrelsen tillhanda senast den 31 mars. Frågor som icke inom föreskriven tid kommit styrelsen tillhanda kan av ordinarie stämma behandlas under punkten »övriga frågor»; i sådana frågor äger årsmötet dock icke rätt att fatta beslut. Förslag att behandlas på extra stämma skall vara styrelsen tillhanda samtidigt med begäran om inkallande av extra stämma.

Vid ordinarie stämma skall följande ärenden behandlas:

stämmans stadgeenliga utlysande
fastställande av dagordning
upprop
val av ordförande för stämman
val av sekreterare
val av två justerare, tillika rösträknare
behandling av styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska berättelse
revisorernas berättelse
fråga om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter
förfarande med över- eller underskott i årsbokslut
behandling av väckta förslag/frågor
val av styrelsens ordförande
val av styrelsens ledamöter resp suppleanter
val av revisorer resp suppleanter
val av valberedning/sammankallande
beslut om medlemsavgift för nästkommande år
övriga frågor.

§ 14 Stadgeändring

För ändring av dessa stadgar krävs beslut av två på varandra följande stämmor, varav minst en ordinarie. Mellan dessa stämmor skall två veckor eller längre tid förflyta. För beslut erfordras att minst ¾ av närvarande stämmoledamöter är ense därom.

§ 15 Upplösning

För att föreningen skall kunna upplösas skall beslut därom fattas på två på varandra följande ordinarie stämmor. För sådant beslut erfordras att minst ¾ av stämmans ledamöter är ense därom.

Upplöses föreningen skall dess tillgångar användas för ändamål som överensstämmer med föreningens ändamålsparagraf och beslut fattas om till vilken arkivinstitution föreningens arkivalier skall överlämnas.